สัญญาณที่บอกว่า… องค์กรของคุณ “ถึงเวลา” ต้องใช้ Workflow Software แล้ว!
“เราก็ทำงานเต็มที่นะ…แต่ทำไมยังช้า?” “ใครถือเอกสารอยู่ตอนนี้?” “อนุมัติหรือยัง? ใครเป็นคนสุดท้าย?”
ถ้าประโยคพวกนี้ยังวนเวียนในที่ประชุม หรือกลุ่มแชทของทีมคุณอยู่ทุกวัน… นั่นคือ “สัญญาณเตือน” ว่าองค์กรคุณ กำลังติดหล่มจากการไม่มี Workflow ที่ชัดเจน
ลองเช็กจาก [Checklist] นี้ดู…
ถ้าใช่เกิน 2 ข้อ แสดงว่าคุณควรเริ่มคิดเรื่อง Workflow แล้ว
งานวนไปวนมา — ไม่รู้ว่าอยู่ขั้นตอนไหนแล้ว → ยื่นเอกสารแล้ววนไปหัวหน้า A กลับไป B แล้วกลับมา A อีก… สุดท้ายเสียเวลาเพราะไม่มีระบบที่จัดเส้นทางอนุมัติให้ชัดเจน ส่งงานแบบลอย ๆ ผ่าน LINE หรือ Email → ไม่มีหลักฐาน ไม่มีระบบติดตาม งานตกหล่นง่าย เสียโอกาสโดยไม่รู้ตัว มีประชุมทุกสัปดาห์…แต่ไม่รู้ว่าใครต้องทำอะไรต่อ → ประชุมแล้วเหมือนเดิม เพราะไม่มีเครื่องมือช่วย “Track งาน” ที่ตกลงกันไว้ เอกสารต้องรอคนเดียวเท่านั้นถึงจะขยับได้ → รอหัวหน้ากลับจากประชุม รอเซ็น รออนุมัติ งานทั้งทีมก็หยุดไปด้วย ไม่มีภาพรวมของงานทั้งกระบวนการ → ทีม A ทำหน้าที่ตัวเองดีแล้ว แต่พอส่งไปทีม B ก็หยุด เพราะไม่มีข้อมูลกลาง ไม่มีความเข้าใจร่วมกัน
แล้วองค์กรแบบไหนที่ “ไหลลื่น” แบบ Startup?
ลองนึกภาพแบบนี้…
ใครก็รู้ว่าขั้นตอนถัดไปต้องทำอะไร เอกสารส่งปุ๊บ มีคนแจ้งเตือนทันที อนุมัติผ่านมือถือได้เลย ไม่ต้องรอเข้าบริษัท ข้อมูลถูกเก็บแบบอัตโนมัติ ตรวจสอบย้อนหลังง่าย ไม่มีคำว่า “ใครลืม?” หรือ “ใครถือไฟล์อยู่?”ทั้งหมดนี้เกิดขึ้นได้ถ้าคุณมี Workflow Software
มันไม่ใช่เทคโนโลยีหรูหรา แต่มันคือเครื่องมือที่ “จัดระเบียบ” และ “กระจายความรับผิดชอบ” ให้กับทุกคนในทีม
วิธีเริ่มต้นที่ไม่ยากเลย
หยิบ 1 งานที่มักจะสะดุด เช่น ขออนุมัติ, เบิกจ่าย, ส่งหนังสือราชการ ลองวางขั้นตอนแบบ Flowchart ดูว่าใครต้องทำอะไร ก่อน-หลัง เลือกใช้ Workflow Software ที่ช่วยให้แต่ละคนรู้หน้าที่ และระบบเตือนให้เดินหน้าต่อ
ถ้าอยากให้องค์กรทำงานเหมือน Startup
อย่าเพิ่งวิ่งหาคนเก่ง… จงเริ่มจาก “วิธีทำงานที่ฉลาดกว่า”
ให้ระบบช่วยจัดระเบียบงานซ้ำ ๆ แล้วให้ “คน” โฟกัสกับสิ่งที่สร้างคุณค่าจริง ๆ
SARABAN + Workflow คือคำตอบ
ด้วยระบบ Workflow ที่สามารถ Customize เส้นทางการอนุมัติได้ตามโครงสร้างองค์กร (Org Chart) อย่างยืดหยุ่น ทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารทุกฉบับจะถูกส่งไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องอย่างถูกลำดับ และทันเวลา
รองรับโครงสร้างองค์กรแบบลำดับขั้น (Hierarchy) หรือแบบแมทริกซ์ ปรับแต่งเส้นทางได้ตามสายงาน หรือเงื่อนไขในเอกสาร เชื่อมต่อกับ Smart e-Form เพื่อกำหนด Flow ตามข้อมูลที่ผู้ใช้กรอก ติดตามสถานะเอกสารได้แบบ Real-Time ป้องกันความผิดพลาดในการส่งเอกสาร ลด Human Error เพิ่มความโปร่งใส ตรวจสอบย้อนหลังได้ทุกขั้นตอนcontinue reading
