ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
จัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทุกรูปแบบ เช่น Word, Excel, Gif, Jpeg ในตู้ ลิ้นชัก แฟ้มที่คุณสามารถจัดหมวดหมู่ได้ บันทึกรายละเอียดข้อมูลเอกสารโดยแบบฟอร์มจัดเก็บเอกสารมาตรฐาน ที่รองรับข้อมูลเอกสารทุกประเภท และคุณยังสามารถสร้างแบบฟอร์มรายละเอียดเอกสาร สำหรับการจัดเก็บเอกสารเฉพาะได้ด้วยตนเอง สามารถเลือกเอกสารสำหรับ write ลง CD ซึ่งสามารถทำการค้นหาได้ในแผ่น
ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
จัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทุกรูปแบบ เช่น Word, Excel, Gif, Jpeg ในตู้ ลิ้นชัก แฟ้มที่คุณสามารถจัดหมวดหมู่ได้ บันทึกรายละเอียดข้อมูลเอกสารโดยแบบฟอร์มจัดเก็บเอกสารมาตรฐาน ที่รองรับข้อมูลเอกสารทุกประเภท และคุณยังสามารถสร้างแบบฟอร์มรายละเอียดเอกสาร สำหรับการจัดเก็บเอกสารเฉพาะได้ด้วยตนเอง สามารถเลือกเอกสารสำหรับ write ลง CD ซึ่งสามารถทำการค้นหาได้ในแผ่น
ปัจจุบันระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้ามามีบทบาทในการทํางานมากขึ้น
ทุกวันเนื่องจากเราได้รับข้อมูลหรือข่าวสารในรูปแบบของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์จํานวนมากในแต่ละวันซึ่งการบริหารการจัดเก็บข้อมูลดังกล่าวเพื่อให้เป็นระเบียบเรียกค้นได้ง่ายไม่เก็บซำ้ซ้อนและยังสามารถให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเข้ามาเรียกใช้ข้อมูลของตนได้นั้นเริ่มมีความสําคัญในการทํางานดังนั้นจึงมีความจําเป็นในการนําระบบที่ได้รับการพัฒนาเพื่อบริหารเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และเป็นมาตรฐานเข้ามาใช้ในการทํางานและในองค์กรของท่าน
สําหรับบางองค์กรอาจมีการนําระบบตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการเก็บเอกสารและข้อมูลอยู่ก่อนแล้วก็สามารถนําระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นี้มาเชื่อมเข้ากับตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีอยู่เพื่อนําเข้าเอกสารได้หลากหลาย,ใช้แบบฟอร์มดัชนีเอกสารมาตรฐานหรือออกแบบฟอร์มได้เอง, แลกเปลี่ยนข้อมูล, ควบคุมเอกสาร, จัดเตรียมข้อมูลลงแผ่น CD หรือส่งเอกสารไปยังผู้อื่นผ่านระบบ E-Mail มาตรฐานได้ดีและที่สําคัญคือสามารถใช้งานผ่าน Web Browser ในเครือข่าย Intranet และ Internet ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ปัจจุบันระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้ามามีบทบาทในการทํางานมากขึ้น
ทุกวันเนื่องจากเราได้รับข้อมูลหรือข่าวสารในรูปแบบของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์จํานวนมากในแต่ละวันซึ่งการบริหารการจัดเก็บข้อมูลดังกล่าวเพื่อให้เป็นระเบียบเรียกค้นได้ง่ายไม่เก็บซำ้ซ้อนและยังสามารถให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเข้ามาเรียกใช้ข้อมูลของตนได้นั้นเริ่มมีความสําคัญในการทํางานดังนั้นจึงมีความจําเป็นในการนําระบบที่ได้รับการพัฒนาเพื่อบริหารเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และเป็นมาตรฐานเข้ามาใช้ในการทํางานและในองค์กรของท่าน
สําหรับบางองค์กรอาจมีการนําระบบตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการเก็บเอกสารและข้อมูลอยู่ก่อนแล้วก็สามารถนําระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นี้มาเชื่อมเข้ากับตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีอยู่เพื่อนําเข้าเอกสารได้หลากหลาย,ใช้แบบฟอร์มดัชนีเอกสารมาตรฐานหรือออกแบบฟอร์มได้เอง, แลกเปลี่ยนข้อมูล, ควบคุมเอกสาร, จัดเตรียมข้อมูลลงแผ่น CD หรือส่งเอกสารไปยังผู้อื่นผ่านระบบ E-Mail มาตรฐานได้ดีและที่สําคัญคือสามารถใช้งานผ่าน Web Browser ในเครือข่าย Intranet และ Internet ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ความสามารถของระบบงาน
ความสามารถของระบบงาน
- จัดการเนื้อหา ข้อมูล เอกสาร และองค์ความรู้ (Content Management, Information Management, Document Management, Knowledge Management)
- เพิ่มประสิทธิภาพในการใช้เอกสารร่วมกัน สามารถเข้าใช้เอกสารเดียวกันได้พร้อมกันหลายคน
- ค้นหาเอกสารได้หลายทาง เมื่อเทียบระบบ manual ที่ต้องจัดเรียงเอกสารตามลักษณะใดลักษณะหนึ่ง เช่น ชื่อประชุม ครั้งที่ประชุม หมายเลข เรียงตามเรื่อง เป็นต้น ซึ่งอาจเกิดการจัดเก็บแฟ้ม หรือเอกสารผิดที่ ทำให้หาเอกสารไม่พบ
- ลดเวลาในการค้นหาเอกสารเป็นอย่างมาก
- ลดเนื้อที่จัดเก็บเอกสาร
- เข้าถึงเอกสารได้ง่าย ด้วย web browser
- เข้าถึงเอกสารง่าย ด้วยการ browse หรือการค้นหา
- เอกสาร สามารถ export หรือส่งเป็น e-mail ได้
- จัดการเนื้อหา ข้อมูล เอกสาร และองค์ความรู้ (Content Management, Information Management, Document Management, Knowledge Management)
- เพิ่มประสิทธิภาพในการใช้เอกสารร่วมกัน สามารถเข้าใช้เอกสารเดียวกันได้พร้อมกันหลายคน
- ค้นหาเอกสารได้หลายทาง เมื่อเทียบระบบ manual ที่ต้องจัดเรียงเอกสารตามลักษณะใดลักษณะหนึ่ง เช่น ชื่อประชุม ครั้งที่ประชุม หมายเลข เรียงตามเรื่อง เป็นต้น ซึ่งอาจเกิดการจัดเก็บแฟ้ม หรือเอกสารผิดที่ ทำให้หาเอกสารไม่พบ
- ลดเวลาในการค้นหาเอกสารเป็นอย่างมาก
- ลดเนื้อที่จัดเก็บเอกสาร
- เข้าถึงเอกสารได้ง่าย ด้วย web browser
- เข้าถึงเอกสารง่าย ด้วยการ browse หรือการค้นหา
- เอกสาร สามารถ export หรือส่งเป็น e-mail ได้
- เอกสาร สามารถ export หรือส่งเป็น e-mail ได้
- เลือกเอกสารสำหรับการ write ลง CD ได้
- รองรับ XML
- ช่วยรักษาสภาพต้นฉบับเอกสาร และจัดการเอกสารจดหมายเหตุ
- เป็นแหล่งสำรองข้อมูลสำหรับเอกสารต้นฉบับ
- มีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ด้วยการควบคุมการเข้าระบบ การให้สิทธิ์เข้าถึงเอกสาร เป็นมาตรการกลุ่มเอกสาร หรือเป็นรายเอกสารได้
- สามารถสร้างแบบฟอร์มรายละเอียดเอกสารสำหรับการจัดเก็บและค้นคืนเองได้
- มีระบบควบคุม ดูแลการเข้าใช้ระบบ เพื่อตรวจสอบการสร้าง แก้ไข ลบเอกสาร
- เอกสาร สามารถ export หรือส่งเป็น e-mail ได้
- เลือกเอกสารสำหรับการ write ลง CD ได้
- รองรับ XML
- ช่วยรักษาสภาพต้นฉบับเอกสาร และจัดการเอกสารจดหมายเหตุ
- เป็นแหล่งสำรองข้อมูลสำหรับเอกสารต้นฉบับ
- มีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ด้วยการควบคุมการเข้าระบบ การให้สิทธิ์เข้าถึงเอกสาร เป็นมาตรการกลุ่มเอกสาร หรือเป็นรายเอกสารได้
- สามารถสร้างแบบฟอร์มรายละเอียดเอกสารสำหรับการจัดเก็บและค้นคืนเองได้
- มีระบบควบคุม ดูแลการเข้าใช้ระบบ เพื่อตรวจสอบการสร้าง แก้ไข ลบเอกสาร
ตัวอย่างเอกสารที่จัดเก็บด้วย INFOMA WebForm
ตัวอย่างเอกสารที่จัดเก็บด้วย INFOMA WebForm
- คำสั่ง ประกาศ ระเบียบ ข้อบังคับ
- พ.ร.บ.
- หนังสือเวียน
- ข่าว
- บันทึก
- แบบฟอร์มต่างๆในสำนักงาน
- คำสั่ง ประกาศ ระเบียบ ข้อบังคับ
- พ.ร.บ.
- หนังสือเวียน
- ข่าว
- บันทึก
- แบบฟอร์มต่างๆในสำนักงาน
- เอกสารอ้างอิง
- แคตตาล็อกสินค้า
- รายงานยอดขายของเขต หรือพื้นที่ต่างๆ
- รายงานการประชุมและวาระต่างๆ
- รวมรูปกิจกรรมและภาพถ่าย
- รวมไฟล์มัลติมีเดียต่างๆ
- เอกสารอ้างอิง
- แคตตาล็อกสินค้า
- รายงานยอดขายของเขต หรือพื้นที่ต่างๆ
- รายงานการประชุมและวาระต่างๆ
- รวมรูปกิจกรรมและภาพถ่าย
- รวมไฟล์มัลติมีเดียต่างๆ
เชื่อมโยงระบบงานสารบรรณเล็กทรอนิกส์กับระบบงานตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
เชื่อมโยงระบบงานสารบรรณเล็กทรอนิกส์กับระบบงานตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
Your Content Goหนังสือที่ดําเนินการแล้วเสร็จและต้องการจัดเก็บเพื่อเป็นเอกสารอ้างอิงผู้ใช้งานสามารถเลือกเรื่องที่ปิดงานแล้วเก็บเข้าสู่ระบบตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ทันทีโดยเลือกเก็บในตู้เอกสารลิ้นชักแฟ้มเอกสารที่กําหนดพร้อมจัดลําดับความสําคัญเอกสารโดยข้อมูลที่บันทึกและเอกสารแนบจากการสแกนหรือโอนไฟล์ข้อมูลเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลระบบตู้เอกสารได้อัตโนมัติซึ่งเป็นการลดขั้นตอนการทํางาน
Your Content Goหนังสือที่ดําเนินการแล้วเสร็จและต้องการจัดเก็บเพื่อเป็นเอกสารอ้างอิงผู้ใช้งานสามารถเลือกเรื่องที่ปิดงานแล้วเก็บเข้าสู่ระบบตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ทันทีโดยเลือกเก็บในตู้เอกสารลิ้นชักแฟ้มเอกสารที่กําหนดพร้อมจัดลําดับความสําคัญเอกสารโดยข้อมูลที่บันทึกและเอกสารแนบจากการสแกนหรือโอนไฟล์ข้อมูลเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลระบบตู้เอกสารได้อัตโนมัติซึ่งเป็นการลดขั้นตอนการทํางาน