การค้นหาและติดตามงาน

การค้นหาและติดตามงานเอกสารผู้ใช้งานสามารถสืบคืนข้อมูลได้จากดัชนีที่บันทึกเข้าสู่ระบบเช่นค้นหาจากเลขที่หนังสือวันที่ชื่อเรื่องอ้างถึงสิ่งที่สงงมาด้วยหน่วยงานต้นทางซึ่งสามารถเรียกดูเอกสารแนบท้ายที่เป็นกระดาษ(ผ่านเครื่องอ่านภาพเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ Scanner) หรือไฟล์ข้อมูลที่สร้างจาก Microsoft Word, Excel, Power Point, Adobe Acrobat, JPEG, GIF, HTML เป็นต้นสามารถติดตามความคืบหน้าในการปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงานสถานะของหนังสือเช่นอยู่ระหว่างดําเนินการ,รอปฏิบัติ,ดําเนินงานเสร็จสิ้นปิดงานหรือจัดเก็บ

การเรียกดูเอกสารแนบ

ผู้ใช้งานระบบสามารถเรียกดูภาพเอกสารที่ได้จากการสแกนโดยสามารถเรียกดูเอกสาร

• ตามความกว้างของจอคอมพิวเตอร์
• การขยายภาพเอกสาร Zoom In
• การย่อขนาดภาพเอกสาร Zoom Out
• การหมุนภาพเอกสารทีละ 90 องศา
• การเรียกดูหน้าเอกสารไปยังหน้าที่ต้องการ
• พลิกดูหน้าเอกสารทีละหน้า

การส่งเอกสาร / การบันทึกงาน

เมื่อลงทะเบียนรับ-ส่งหนังสือพร้อมบันทึกคําสั่งการเรียบร้อยแล้วผู้ใช้งานสามารถส่งหนังสือผ่านไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องตามโครงสร้างองค์กรโดยหน่วยงานผู้รับปลายทางไม่จําเป็นต้องบันทึกรายละเอียดหนังสือใหม่สามารถลงทะเบียนรับหนังสือได้ทันทีนอกจากนั้นระบบสามารถขยายศักยภาพในการดําเนินงานและติดตามหนังสือได้โดยเชื่อมโยงกับระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ที่มีมาตรฐานเป็น SMTP/ POP3 ซึ่งผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบประวัติการดําเนินงานเอกสารรายละเอียดหนังสือจากระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์พร้อมเอกสารแนบ

การพิมพ์รายงาน

ผู้ใช้งานสามารถเลือกพิมพ์รายงานแยกตามประเภทหนังสือเช่น

• รายงานเลขทะเบียนหนังสือรับ
• รายงานเลขทะเบียนหนังสือส่งภายใน
• รายงานเลขทะเบียนหนังสือเพื่อการเซ็นรับ
• รายงานเลขทะเบียนหนังสือส่งออกนอกองค์กร
• รายงานการติดตามการปฏิบัติงาน
• รายงานสถิติสถานะหนังสือ

ซึ่งสามารถจัดพิมพ์รายงานได้ตามช่วงเวลาที่กําหนดตามหมวดหมู่หนังสือตามหน่วยงานผู้รับหรือหน่วยงานผู้ส่งและจัดเรียงลําดับตามหน่วยงานผู้ปฏิบัติได้

เชื่อมโยงระบบงานสารบรรณเล็กทรอนิกส์กับระบบงานตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

หนังสือที่ดําเนินการแล้วเสร็จและต้องการจัดเก็บเพื่อเป็นเอกสารอ้างอิงผู้ใช้งานสามารถเลือกเรื่องที่ปิดงานแล้วเก็บเข้าสู่ระบบตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ทันทีโดยเลือกเก็บในตู้เอกสารลิ้นชักแฟ้มเอกสารที่กําหนดพร้อมจัดลําดับความสําคัญเอกสารโดยข้อมูลที่บันทึกและเอกสารแนบจากการสแกนหรือโอนไฟล์ข้อมูลเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลระบบตู้เอกสารได้อัตโนมัติซึ่งเป็นการลดขั้นตอนการทํางาน