ปัญหาการทำงานเอกสารแบบเดิม พฤติกรรมที่ทำให้องค์กรติดหล่ม…โดยไม่รู้ตัว
แม้หลายองค์กรจะพยายามปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ดีขึ้น แต่ยังมี “พฤติกรรมเดิม” ที่ฝังรากลึกในระบบงาน โดยเฉพาะในส่วนของ ระบบเอกสาร ที่ยังใช้รูปแบบเดิม เช่น การใช้กระดาษ, การอนุมัติด้วยลายเซ็น, การส่งเอกสารมือถึงมือ หรือแนบในอีเมลซ้ำแล้วซ้ำเล่า และนี่คือสิ่งที่อาจทำให้ทีมของคุณ…กำลัง “ติดหล่ม” อยู่โดยไม่รู้ตัว
พฤติกรรมที่สะดุดระบบงานโดยไม่รู้ตัว
- รอคำสั่งทุกขั้นตอน การไม่กล้าตัดสินใจเพราะกลัวผิดขั้นตอนหรือไม่มีเอกสารรองรับ ทำให้ต้องหยุดทุกอย่างไว้ก่อน
- เอกสารซ้ำซ้อน / ค้นหายาก บางเรื่องมีหลายชุด หลายเวอร์ชัน หายบ้าง ค้างบ้าง เพราะไม่มีระบบจัดการที่เป็นศูนย์กลาง
- ต้องเดินเอกสาร หรือรอผู้อนุมัติมาที่โต๊ะ ในยุคที่ทุกอย่างต้องเร็ว การเดินถือเอกสารเป็นชั่วโมงเพื่อรอลายเซ็นอาจดูไม่สมเหตุสมผลอีกต่อไป
- ขาดภาพรวมของกระบวนการ ไม่รู้ว่าเอกสารอยู่ที่ใคร ใครเป็นคนรับผิดชอบ หรืออยู่ขั้นตอนไหนแล้ว → ทำให้ตามงานลำบาก
- งานสะเปะสะปะ / ระบบการสื่อสารไม่ชัดเจน ใช้ทั้งเมล ไลน์ โทรศัพท์ หรือแม้แต่โพสต์-อิท → พลาดง่าย สื่อสารผิดเพี้ยน และตามไม่ได้
ถ้าคุณกำลังเจอสิ่งเหล่านี้ในทีม…
นี่คือสัญญาณว่า “ระบบเอกสารของคุณควรเปลี่ยน” อย่าปล่อยให้พฤติกรรมเหล่านี้กลายเป็นกับดักที่ฉุดรั้งประสิทธิภาพของทั้งองค์กร
จะดีกว่าไหม ถ้าทุกเอกสารทำงานได้อย่างเป็นระบบ?
- ไม่ต้องเดินเอกสารอีกต่อไป
- ไม่ต้องกลัวหาเอกสารไม่เจอ
- ไม่ต้องรอคำสั่งทุกขั้นตอน
- และสามารถ ติดตาม – ตรวจสอบ – อนุมัติ ได้ทุกที่ทุกเวลา
ในยุคที่ความยั่งยืนคือหัวใจของการพัฒนา
SARABAN + Workflow จึงไม่ใช่แค่เครื่องมือทำงาน แต่คือ “ตัวช่วย” ที่เปลี่ยนองค์กรให้ก้าวไปข้างหน้าอย่างมีความรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อมและสังคม
continue reading
