SARABAN + WORKFLOW
การทำงานของระบบสารบรรณ Saraban® ในรูปแบบ Business Process หรือ Workflow
ในการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ทั่วไป ระบบ Infoma: WebFlow® แม้จะสะดวก ง่าย และครอบคลุมการดำเนินงานสารบรรณแล้วก็ตาม บ่อยครั้งที่มีคำสั่งการให้ไปดำเนินการ ปฏิบัติงานซึ่งต้องเป็นไปตามระเบียบที่มีขั้นตอนกำหนดไว้ชัดเจน (Business Process หรือ Workflow) การส่งเรื่องไปตามขั้นตอนของ workflow จึงต้องถือปฏิบัติอย่างเคร่งครัด มิควรให้เกิดความผิดพลาดได้ งานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ทั่วไปมิได้มีการกำหนด workflow ไว้เป็นขั้นเป็นตอนชัดเจนแต่อย่างใด จึงไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับผู้ใช้งานสารบรรณ ที่จะต้องรู้ทุกขั้นตอนการทำงานของ workflow นั้นๆ
ระบบ Saraban® ต่อยอดการทำงานสารบรรณให้เป็นแบบ workflow ได้ด้วยระบบ RouteFlow® ทำให้สามารถสร้างและกำหนดการทำงานเป็นกิจกรรม (Process) ได้หลายกิจกรรม จากนั้นก็ทำการเชื่อมโยงกิจกรรมเหล่านั้นเป็นขั้นเป็นตอนตามเงื่อนไขที่ต้องการ (Business Process หรือ Workflow) ได้ง่ายดายด้วยวิธี drag and drop กิจกรรมที่เชื่อมโยงต่อเนื่องกันเสมือนเป็นเส้นทาง (หรือ Route) เพื่อกำกับการดำเนินไปของงาน
สามารถสร้าง eForm เป็นงานส่วนหนึ่งของกิจกรรมเพื่อให้รับส่งและจัดเก็บข้อมูลได้ แนบไฟล์ บันทึกความเห็น สั่งการ ลงนาม eSignature และมี CA กำกับได้เมื่อเสร็จภารกิจก็สามารถส่งงานต่อ (send หรือ branch) จากกิจกรรมนั้นไปยังกิจกรรมถัดไปแบบ workflow ได้ การส่งงานมี 3 แบบ
- ส่งแบบไม่มีเงื่อนไข หรือ ส่งตรง (Unconditional branch)
- ส่งแบบมีเงื่อนไข คือ ส่งไปกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งตามเงื่อนไข (Conditional branch)
- ส่งไปพร้อมกันหลายกิจกรรม (Parallel branch) เช่น เพื่อลงนามพร้อมกันหลายคน
เงื่อนไขการส่งงานต่อนั้นได้ถูกกำหนดในขั้นตอนการออกแบบเชื่อมต่อกิจกรรมต่างๆ เป็น workflow (เป็นเส้นทาง หรือ route) ที่มีขั้นตอนถูกต้องและเหมาะสมกับงาน ส่งผลให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ลดเวลาและต้นทุน
นอกจากนี้ยังสามารถสร้างและกำหนดกิจกรรมพิเศษที่มีกิจกรรมที่ทำหน้าที่ตรวจสอบข้อผิดพลาด (Audit Process) ที่อาจเกิดขึ้นแต่ยังไม่จำเป็นต้องยกเลิกงานชิ้นนั้น เมื่อผู้มีหน้าที่แก้ไขปัญหาได้แล้วก็สามารถส่งงานชิ้นนั้นกลับไปที่จุดเดิม เพื่อดำเนินการต่อไปได้ โดยไม่ต้องไปเริ่มที่จุดเริ่มต้น ทำให้ลดความสูญเสียทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายลงได้มาก หากแก้ไขไม่ได้ก็ให้ปิดงานไป ผู้ใช้งานระบบ Saraban® ยังสามารถติดตามงาน (Follow up) ที่เกิดขึ้นในระหว่างที่ดำเนินการภายใต้ขบวนการที่กำกับเส้นทางด้วย workflow ได้เหมือนกับดู Follow up ของงานสารบรรณทั่วไป นอกเหนือจากการแจ้งเตือนแบบ Real time Notification แล้ว ผู้ใช้งานสารบรรณยังสามารถสื่อสารกับทีมงาน workflow ด้วย Real time Chat ได้อีกด้วย
